1. Verantwortliche Stelle
sanoa.tech klg
Gartenhof 22
8404 Winterthur, Schweiz
E-Mail: info@sanoa.tech
2. Welche Daten wir bearbeiten
2.1 Website — Technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, aufgerufene Seiten, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Referrer-URL.
2.2 Kontaktformular — Name, E-Mail, Nachricht — verarbeitet via Web3Forms, ausschliesslich zur Beantwortung Ihrer Anfrage.
2.3 Account- und Nutzerdaten (App) — Name, E-Mail, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Unternehmenszugehörigkeit, Protokolldaten zur Nutzung.
2.4 Verwaltete Mieterdaten (App) — Name, Adresse, Kontaktdaten, Mietvertragsdaten, Tickets, Anliegen, Dokument-Metadaten sowie hochgeladene Dokumente und Bilder (z. B. Schadenfotos, PDFs). Diese Daten werden ausschliesslich in Rechenzentren in der Schweiz (Exoscale CH-DK-2) gespeichert. Die Verwaltungsgesellschaft ist Verantwortliche im Sinne des DSG; sanoa.tech klg agiert insoweit als Auftragsverarbeiterin.
2.5 Cookies und ähnliche Technologien — Auf sanoa.tech werden ausschliesslich technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichertechnologien eingesetzt, die für den sicheren Betrieb der Website erforderlich sind. Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies gesetzt und keine Nutzungsprofile erstellt. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich. Sollten künftig Analyse- oder Marketing-Dienste eingesetzt werden, erfolgt dies erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung; diese Datenschutzerklärung wird zuvor entsprechend angepasst.
3. Zweck der Datenbearbeitung
Betrieb und Weiterentwicklung der Website und App · Beantwortung von Kontaktanfragen · Bereitstellung der App-Funktionen · IT-Sicherheit · Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
4. Rechtsgrundlage
Revidiertes Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG, in Kraft seit 1.9.2023). Ergänzend DSGVO, sofern anwendbar: Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertragserfüllung), lit. c (gesetzliche Pflicht), lit. f (berechtigtes Interesse).
5. Eingesetzte Dienste
Wir unterscheiden zwischen Diensten für die Website (sanoa.tech) und Diensten für die SANOA-Webanwendung. Es werden keine Analyse- oder Marketing-Dienste eingesetzt. Persönliche und betriebliche Daten unserer Kundinnen und Kunden werden ausschliesslich in der Schweiz und der EU gespeichert; die KI-Verarbeitung erfolgt vollständig in der Schweiz.
Website (sanoa.tech)
5.1 Netlify — Website-Hosting durch Netlify, Inc. (USA). Übermittlung auf Basis der Standardvertragsklauseln (SCCs).
5.2 Cloudflare — CDN und DDoS-Schutz durch Cloudflare, Inc. (USA). Übermittlung auf Basis der Standardvertragsklauseln (SCCs).
5.3 Web3Forms — Verarbeitung des Kontaktformulars. Betrieben von Web3Creative (Indien), Hosting auf AWS. Formular-Einreichungen werden maximal 30 Tage gespeichert. Übermittlung gestützt auf Einwilligung der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / Art. 17 revDSG).
SANOA-Webanwendung (App-Infrastruktur)
5.4 Railway — App-Hosting — Hosting der Web-App und API-Routen (Next.js, Agent-Logik) durch Railway Corp. (USA, Rechenzentrum: EU / Frankfurt). Es wird ausschliesslich der Laufzeit-Code ausgeführt; persistente Kundendaten werden hier nicht gespeichert. AVV gemäss Art. 28 DSGVO.
5.5 Exoscale — PostgreSQL-Datenbank — Haupt-Datenbank für Mieter-, Ticket-, Aktions- und Dokument-Metadaten. Betrieben durch Akenes SA (Exoscale, Schweiz) im Rechenzentrum CH-DK-2 (Schweiz). AVV gemäss Art. 28 DSGVO sowie Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäss revDSG.
5.6 Exoscale — Object Storage (SOS) — Datei-Ablage für PDFs, Dokumente und Anhänge (z. B. Schadenfotos). Betrieben durch Akenes SA (Exoscale, Schweiz) im Rechenzentrum CH-DK-2 (Schweiz). AVV gemäss Art. 28 DSGVO.
5.7 Resend — E-Mail-Versand — Versand transaktionaler E-Mails (Handwerker-Aufträge, Mieterbenachrichtigungen, Passwort-Reset) durch Resend (USA, Infrastruktur USA/EU). Es werden ausschliesslich E-Mail-Inhalte für den Versand verarbeitet, keine dauerhafte Speicherung persönlicher Daten. Übermittlung auf Basis der Standardvertragsklauseln (SCCs).
5.8 Infomaniak — KI-Verarbeitung — KI-gestützte Triage von Mieteranliegen, automatische Antworten und Handwerker-Dispatch über Infomaniak (Infomaniak Network SA, Genf, Schweiz). Die KI-Inferenz erfolgt vollständig auf Schweizer Infrastruktur; es findet keine Übermittlung ins Ausland statt. Übermittelte Inhalte werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet.
5.9 GitHub — Code-Repository — Quellcode-Verwaltung und CI/CD-Auslöser durch GitHub Inc. (USA, Microsoft-Konzern). Es werden ausschliesslich Quellcode und Konfiguration gespeichert — keine Mieter-, Verwaltungs- oder sonstigen Kundendaten. Übermittlung auf Basis der Standardvertragsklauseln (SCCs).
6. Datenübermittlung ins Ausland
Persönliche und betriebliche Daten unserer Kunden (PostgreSQL-Datenbank, Datei-Ablage) werden ausschliesslich in der Schweiz (Exoscale CH-DK-2) gespeichert. Die App-Laufzeit läuft in der EU (Railway, Frankfurt). Die KI-Verarbeitung erfolgt vollständig in der Schweiz (Infomaniak) — hier findet keine Auslandübermittlung statt.
Datenübermittlungen in die USA finden statt bei: Website-Hosting (Netlify), CDN (Cloudflare), Kontaktformular (Web3Forms / AWS), E-Mail-Versand (Resend) sowie Code-Verwaltung (GitHub — ohne Kundendaten). Übermittlungen erfolgen jeweils auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) sowie, sofern der Anbieter zertifiziert ist, des EU-U.S. Data Privacy Framework.
7. Auftragsverarbeitung
sanoa.tech klg schliesst mit jeder Verwaltungsgesellschaft, die die SANOA-App nutzt, einen Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV) ab. Die Verwaltungsgesellschaft bleibt für die rechtmässige Nutzung der Mieterdaten verantwortlich.
7a. Modi Pilot / Autopilot und automatisierte Bearbeitung
Die SANOA-Webanwendung wird in zwei Modi betrieben: im Modus Pilot bereitet der KI-Agent Vorgänge vor, die vor Ausführung durch die Verwaltungsgesellschaft freigegeben werden; im Modus Autopilot bearbeitet der Agent definierte Anliegen im Rahmen festgelegter Regeln selbstständig. Soweit dabei automatisierte Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 21 revDSG (bzw. Art. 22 DSGVO) getroffen werden, liegt die Verantwortung hierfür bei der Verwaltungsgesellschaft als Verantwortliche. Betroffene Personen können sich zur Ausübung ihrer Rechte — insbesondere auf Darlegung der Entscheidung und Überprüfung durch eine natürliche Person — an die jeweilige Verwaltungsgesellschaft wenden.
8. Datensicherheit
HTTPS/TLS-Verschlüsselung · Verschlüsselte Passwortspeicherung · Zugriffsbeschränkungen nach Rollen · DDoS-Schutz (Cloudflare) · Regelmässige Sicherheitsupdates und Code-Reviews.
9. Speicherdauer
Kontaktanfragen: maximal 12 Monate ab letzter Korrespondenz. App-Daten: Löschung auf Anfrage innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie auf Widerruf einer erteilten Einwilligung. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@sanoa.tech.
11. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).
12. Änderungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Dienste anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf sanoa.tech/datenschutz abrufbar.
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